Работа секретариата в первый день соревнований

Представители команд нередко обращаются в секретариат за несколько минут до старта с просьбами о перезаявках. Правилами предусмотрено, что перезаявки могут быть поданы не позднее чем за час до начала соревнований. Это требование должно строго выполняться как главным секретарем, так и представителями. Спешка с заменой фамилий в стартовых протоколах, личных и командных карточках неизбежно порождает путаницу и ошибки. Чтобы этого не происходило, представителям надо обязательно объявить, в каком месте и до какого часа принимаются перезаявки. Работа по внесению изменений в документы в связи с перезаявкой должна быть поручена заместителям главного секретаря, которые принимают перезаявки каждый по своей возрастной группе и контролируют внесение необходимых изменений во все документы. На крупных соревнованиях отъезд участников на старт обычно происходит организованно, в одной колонне автобусов. В этом случае перезаявки подаются до отправления колонны.

Секретариат располагается в районе финиша. Место его работы оборудуется столами, стульями и палатками (навесами) для защиты от дождя и солнца, отгораживается от зрителей, участников и должно находиться невдалеке от финишного створа, щитов информации, радиоцентра и радиомашины. На зимних соревнованиях для секретариата следует предусмотреть просторное отапливаемое помещение. Иногда секретариат размещается в специально отведенном автобусе. Очень важно для плодотворной безошибочной работы, чтобы в помещении секретариата не было посторонних. Главный секретарь и его заместители следят также за соблюдением тишины.

Сразу по приезде главный секретарь и его заместители организуют расстановку секретарей по рабочим местам, заранее подготовленным комендантом, и проводят повторный инструктаж секретариата, напоминая каждому судье его обязанности.

В период обработки результатов главный секретарь должен быть наименее загружен. Он следит за тем, чтобы результаты подсчитывались оперативно и без ошибок. Если этого не происходит, необходимо найти причину: возможно, кто-то из секретарей перегружен и задерживает весь "конвейер" или один из судей ошибается. В таком случае нужно быстрее устранить источник ошибок.

Желательно, чтобы главный секретарь имел прямой контакт с информаторами еще по одному важному вопросу. Зрителей, следящих за ходом состязаний, в первую очередь интересуют лидеры. Когда такой спортсмен появляется на финише, его результат нужно подсчитать как можно скорее, вне очереди.

Если график работы секретариата соблюдался, во время старта участников в деятельности секретариата наступает относительное затишье, которое нужно использовать для печатания справки мандатной комиссии и отчета главного судьи (разделы I и II). Главный секретарь совершает ошибку, если принимается за оформление отчета после окончания соревнований, когда машинистки и секретариат сверх меры загружены другими неотложными делами. Надо иметь 3 экземпляра бланков отчета главного судьи, один из которых использовать в качестве черновика. В течение первого дня соревнований главный секретарь уточняет сведения о судейских бригадах (фамилии судей, квалификация, должность), обращаясь к старшим судьям в то время, когда они менее всего заняты (бригады старта и ПВК - после окончания старта, бригада финиша и информации - сразу после начала старта, служба дистанции - до закрытия финиша). Сведения о составе обслуживающего персонала (контролеры КП, радисты, рабочие) в отчет главного судьи не включаются. В конце первого дня соревнований главный секретарь запрашивает у руководителей судейских бригад оценки деятельности судей и согласовывает их с главным судьей, после чего полученные данные заносятся в отчет и готовятся справки для судей с оценкой их работы.