Секретариат соревнований

Работа секретариата при подготовке к соревнованиям

В задачу секретариата входят правильный, своевременный подсчет результатов, а также подготовка и оформление документации соревнований. Этой работой руководят главный секретарь и его заместители.

Деятельность главного секретаря начинается задолго до соревнований. Прежде всего он устанавливает контакт с судьями, с которыми ему придется работать в течение всего соревнования (главный судья, его заместители, комендант, старшие судьи старта, финиша, информации, пункта передачи эстафеты, пунктов оценки, ПВК) и со своими заместителями. Получив план работы оргкомитета, главный секретарь выясняет, с кем из должностных лиц необходимо поддерживать связь по вопросам, касающимся работы секретариата. Этими лицами могут быть работники, ответственные за размещение, питание, транспорт, изготовление типографской продукции, размножение материалов.

Главный секретарь вместе с заместителями должен внимательно изучить Положение о соревнованиях, обратив особое внимание на разделы: "Участники соревнований", "Программа соревнований", "Определение результатов соревнований", "Награждение", "Порядок и сроки подачи заявок". Все сомнения и неясности, связанные с Положением, необходимо разрешить вместе с главным судьей до начала соревнований.

Одна из первых забот главного секретаря - проверка обеспечения соревнований документацией, множительной техникой и инвентарем. Следует по крайней мере за 2 недели до соревнований подать коменданту или ответственному работнику оргкомитета соответствующую заявку (см. приложения 1 и 2). Если заявка подана лишь накануне соревнований, трудно гарантировать ее полное удовлетворение. На практике секретариату часто приходится готовить бланковую документацию своими силами, что отнимает много времени.

Главный секретарь должен заблаговременно получить и вместе со старшим судьей информации проверить наличие предусмотренных Положением командных и личных призов, дипломов, грамот, медалей, жетонов, вымпелов.

Оргкомитет в соответствии с имеющимися возможностями выделяет в распоряжение секретариата множительную технику - пишущие машинки, ротатор, ротапринт, аппараты "Ксерокс" или "Эра". Задача секретариата - установить непосредственный контакт с обслуживающим персоналом, уточнить часы и место работы, при необходимости подать заявку на транспорт для оперативной доставки материалов.

Численность секретариата зависит от количества участников, масштаба и программы соревнований. Большое число секретарей не гарантирует быструю и качественную работу. Не последнюю роль играют здесь рациональный порядок обработки результатов и умелая расстановка секретарей по участкам.

В Правилах дана ориентировочная численность секретариата в зависимости от масштаба соревнований. Чем значительнее состязания, тем больше потребуется судей. На крупных соревнованиях необходимо выдавать результаты в наикратчайший срок (1-2 мин.). Быстрота информации - один из главных показателей работы секретариата. Однако в каждом случае к подбору кадров следует подходить дифференцированно. Например, для состязаний в коллективе физкультуры Правилами предусмотрены 2-3 секретаря. Но если число участников достигает 300-400, численность секретариата должна быть увеличена. Другой пример. Для соревнований республиканского масштаба планируется секретариат до 15 человек. Однако, если в матче участвуют всего 2- 3 команды, число судей должно быть значительно сокращено. На состав секретариата влияет и программа состязаний: так, ориентирование на маркированной трассе требует больше секретарей, чем ориентирование в заданном направлении или по выбору. Ведь судьям приходится заниматься трудоемкой работой по измерению штрафов на картах участников. Одним словом, при определении численности секретариата следует учитывать все условия соревнований в совокупности. Во всяком случае, работа должна быть организована так, чтобы спортсмены, покидая место финиша, знали свои результаты.

Как уже говорилось, основные обязанности секретарей заключаются в подсчете результатов участников и команд в процессе соревнований и в оформлении протоколов после закрытия финиша. Главный секретарь распределяет обязанности между судьями, учитывая индивидуальные наклонности каждого и имеющийся опыт. Так как арифметические подсчеты результатов достаточно просты и доступны каждому грамотному человеку, главные качества, которые требуются от секретарей, - предельное внимание и аккуратность в работе с документами. Большое значение имеет даже почерк судьи: неразборчивые, наспех написанные цифры могут явиться причиной ошибки.

Не позднее чем за 2 дня до соревнований главный секретарь собирает своих подчиненных для распределения обязанностей, инструктажа и репетиции. Расстановка судей по участкам работы начинается с утверждения старших секретарей, ответственных за выполнение: 1) подсчета результатов мужчин; 2) подсчета результатов женщин; 3) организации информации; 4) организации размножения материалов.

Бригадами секретарей по подсчету результатов руководят заместители главного секретаря. Если в соревнованиях принимают участие также юноши и девушки, создается третья бригада по подсчету результатов, либо ее функции выполняют имеющиеся две бригады. Главный секретарь назначает 2 судей, ответственных за материальное обеспечение и комплектование нагрудных номеров. Один из них получает оборудование, инвентарь, канцелярские принадлежности, бланковую продукцию (в соответствии с заявкой главного секретаря), организует учет, хранение и выдачу документов и материальных ценностей. Второй судья, получив нагрудные номера, устанавливает их комплектность, производит выдачу нагрудных номеров представителям команд, обеспечивает сбор номеров на финише и сдачу их работникам оргкомитета по окончании соревнований. Во время непосредственного проведения состязаний оба секретаря входят в бригады по подсчету результатов.

О порядке обработки результатов и расстановке секретарей в бригадах будет рассказано ниже.

Подробный инструктаж секретарей и репетиция (отработка приемов) проводятся на крупных соревнованиях, куда съезжаются судьи, не имеющие опыта совместной работы. В этом случае инструктаж используется в качестве средства учебы, обмена опытом и повышения квалификации секретарей. Такая форма работы полезна судьям, которые на своих соревнованиях обычно выполняют функции главного секретаря. Во время инструктажа секретари знакомятся с Положением о данных соревнованиях, вспоминают общие обязанности судей, рассматривают вопросы приема заявок и проведения жеребьевки, анализируют основные ошибки в оформлении протоколов соревнований и определении командных результатов, практикуются в подсчете выполнения разрядных требований, уточняют содержание отчета главного судьи. Особое внимание уделяется порядку обработки результатов и организации работы бригад секретариата и службы информации. При наличии свободного времени полезно познакомить участников этого небольшого семинара с графиком работы секретариата.

За 15-30 дней до соревнований:

1. Установление контакта с членами оргкомитета и главной судейской коллегией.

2. Изучение Положения о соревнованиях. Комплектование секретариата. Подача заявки на инвентарь, оборудование, множительную технику.

За 2-5 дней до соревнований:

1. Распределение обязанностей в секретариате на все виды программы.

2. Инструктаж секретарей и службы информации. Проведение репетиции.

3. Получение бланковой документации и канцелярских принадлежностей. Комплектование нагрудных номеров. Установление контакта с обслуживающим персоналом множительной техники, подача заявки на транспорт. Получение списков судейских бригад на 1-й вид программы. Выдача судьям отличительных знаков. Получение: рапортов о предварительном инспектировании, актов сдачи дистанции, контрольных карт (для отчета и щита информации), образцов отметки на КП. Изготовление: протокола учета финишировавших спортсменов, информационных карточек (если на личных и командных карточках отсутствуют отрывные талоны), протоколов контроля штрафных кругов, талонов для жеребьевки, коробок для карт, стендов командною и комплексного зачета, результатов эстафеты, штрафа и штрафных кругов для соревнований на маркированной трассе. Получение и размножение регламента соревнований, информации о дистанциях, легенд КП, памятки контролеру. Участие в работе по составлению схемы размещения секретариата и службы информации на финише. Подача коменданту заявки на инвентарь и оборудование для работы на финише.

За день до соревнований:

1. Участие в работе мандатной комиссии. Прием заявок. Расстановка участников внутри команд. Выдача командам: информации о дистанциях и легенд КП на все виды программы, регламента соревнований, карт тренировочного полигона. Заполнение карточек участников, стендов штрафа, командного и комплексного зачетов, командных карточек. Опубликование составов команд на щите информации.

2. Участие в заседании главной судейской коллегии с представителями команд. Проведение командной жеребьевки.

3. Выдача нагрудных номеров командам. Дооформление личных, командных и информационных карточек.

4. Печатание протоколов старта. Получение и оформление карт участников.

5. Подготовка и выдача документов старшим судьям. Инструктаж секретарей старта и финиша о работе с документами.

1-й день соревнований:

1. Повторный инструктаж секретариата.

2. Подсчет результатов. Организация информации. Уточнение состава судейских бригад. Печатание справки мандатной комиссии. Частичное оформление отчета главною судьи.

3. Составление графика прохождения КП.

4. Участие в заседании главной судейской коллегии с представителями команд. Утверждение результатов.

5. Размножение протоколов личных и командных результатов. Заполнение стенда комплексного зачета. Прием заявок на эстафету. Выдача нагрудных номеров командам. Получение и оформление карт участников. Получение списков судейских бригад на 2-й вид программы.

6. Печатание протоколов старта. Заполнение карточек эстафеты, стенда штрафных кругов, стенда результатов эстафеты.

7. Подготовка и выдача документов старшим судьям.

2-й день соревнований:

1. Повторный инструктаж секретариата.

2. Подсчет результатов. Организация информации. Заполнение дипломов по итогам 1-го вида программы. Частичное оформление отчета главного судьи. Подготовка справок о судействе. Подписание у главного судьи размноженных протоколов 1-го вида программы.

3. Участие в заседании главной судейской коллегии с представителями команд. Утверждение результатов.

4. Размножение протоколов результатов эстафеты и общекомандных результатов. Заполнение дипломов. Подготовка к награждению. Передача заместителю главного судьи по кадрам справок о судействе. Окончательное оформление отчета главного судьи.

5. Участие в награждении победителей соревнований. Выдача командам папок с протоколами результатов. Передача главному судье отчета о соревнованиях с протоколами результатов.

Главному секретарю всегда необходимо иметь под рукой подобный график работы, который существенно поможет в ежедневном контроле за многообразной деятельностью секретариата.

Заключительный этап инструктажа - репетиция работы секретариата по подсчету результатов. Репетицию проводят заместители главного секретаря, подробно разъясняющие каждому судье его обязанности. Репетиция организуется в условиях, максимально приближенных к реальной обстановке соревнований. Для проведения этой тренировки требуется подготовить: 1) именные заявки на 5-6 команд (составы команд - в соответствии с Положением о данных соревнованиях), заявки на эстафету; 2) талоны для жеребьевки; 3) бланки протоколов жеребьевки, старта, финиша; протокол учета финишировавших спортсменов; 4) бланки командных протоколов; 5) бланки карточек участника, карточек эстафеты, командных карточек; 6) стенды для результатов эстафеты и общекомандного зачета (стенды штрафов на КП и пунктах оценки - для соревнований на маркированной трассе); 7) соответствующее количество карт участников с отметками на КП, контрольные карты на каждую дистанцию, образцы отметки на КП; 8) канцелярские принадлежности.

В процессе тренировки секретари отрабатывают все приемы и получают навыки, которые придется применить на соревнованиях. При этом полностью соблюдаются порядок оформления документации и процесс подсчета результатов. Вполне понятно, что исходные материалы (именные заявки, заявки на эстафету, результаты финиша, контрольные пункты на картах, образцы отметки на КП) являются произвольными. Репетиция начинается с жеребьевки и заканчивается составлением протоколов личных и командных результатов.